सामग्री अभिलेखीकरण नीति
1.प्रस्तावना:
आघारकर अनुसंधान संस्थान, संस्थान द्वारा उत्पन्न सभी शोध डेटा, प्रकाशनों और अन्य सामग्री के उचित प्रबंधन और संरक्षण के लिए प्रतिबद्ध है। यह सामग्री अभिलेखीकरण नीति कानूनी और नियामक आवश्यकताओं के अनुपालन को सुनिश्चित करने के साथ-साथ महत्वपूर्ण जानकारी की सुलभता और अखंडता बनाए रखने के लिए सामग्री के अभिलेखीकरण, भंडारण और प्रबंधन की प्रथाओं को परिभाषित करती है।
2.उद्देश्य:
इस सामग्री अभिलेखीकरण नीति का उद्देश्य निम्नलिखित है:
- शोध डेटा, दस्तावेजों, प्रकाशनों और अन्य महत्वपूर्ण सामग्री का उचित दीर्घकालिक भंडारण और सुलभता सुनिश्चित करना।
- गोपनीयता कानूनों और बौद्धिक संपदा विनियमों के अनुपालन में संवेदनशील डेटा और जानकारी की रक्षा करना।
- यह सुनिश्चित करना कि अनुसंधान सामग्री को इस तरह से संरक्षित किया जाए जो सुरक्षित हो और भविष्य के उपयोग (समीक्षा, उद्धरण और सत्यापन सहित) के लिए सुलभ हो।
3.कार्यक्षेत्र:
यह नीति आघारकर अनुसंधान संस्थान द्वारा निर्मित, प्राप्त या अनुरक्षित सभी सामग्रियों पर लागू होती है, जिसमें निम्नलिखित शामिल हैं (परंतु इन्हीं तक सीमित नहीं है):
- शोध पत्र, लेख और प्रकाशन।
- दृश्य-श्रव्य सामग्री (जैसे, शोध से संबंधित वीडियो, चित्र और रिकॉर्डिंग)।
4.संग्रहित की जाने वाली सामग्री के प्रकार:
हम निम्नलिखित प्रकार की सामग्री का अभिलेखीकरण करेंगे:
शोध प्रकाशन: संस्थान के सदस्यों द्वारा लिखित शोध पत्र, लेख, रिपोर्ट और अन्य प्रकाशन।
5.अभिलेखीकरण दिशानिर्देश:
डेटा प्रारूप: सामग्री को मानकीकृत प्रारूपों में संग्रहीत किया जाएगा जो दीर्घकालिक सुलभता सुनिश्चित करते हैं (जैसे, दस्तावेजों या डेटा के लिए PDF)। जहां भी संभव हो, हम अप्रचलन (obsolescence) को रोकने के लिए खुले, गैर-मालिकाना (non-proprietary) प्रारूपों का उपयोग करेंगे।
डिजिटल बनाम भौतिक अभिलेखीकरण : भौतिक सामग्री को सुरक्षा और पहुंच नीतियों के अनुपालन में बंद, नियंत्रित वातावरण में संग्रहीत किया जाएगा।
6.प्रतिधारण अवधि (Retention Period):
निम्नलिखित प्रतिधारण अवधियां लागू होंगी:
शोध डेटा: न्यूनतम [X] वर्षों के लिए, या फंडिंग एजेंसियों, संस्थागत दिशानिर्देशों या कानूनी आवश्यकताओं के अनुसार प्रतिधारित किया जाएगा।
प्रकाशन: प्रासंगिक कॉपीराइट और बौद्धिक संपदा समझौतों के अधीन, उद्धरण उद्देश्यों के लिए स्थायी रूप से प्रतिधारित किए जाएंगे।
परियोजना और प्रशासनिक फाइलें: परियोजना के पूरा होने या प्रासंगिक समझौतों की समाप्ति के बाद न्यूनतम [X] वर्षों के लिए प्रतिधारित की जाएंगी।
प्रतिधारण अवधि के अंत में, सामग्री को ऐतिहासिक उद्देश्यों के लिए संग्रहीत किया जा सकता है, बेनाम (anonymized) किया जा सकता है, या आवश्यकतानुसार सुरक्षित रूप से हटाया जा सकता है।
7.भंडारण और सुरक्षा:
संग्रहित सामग्री की सुरक्षा और अखंडता सुनिश्चित करने के लिए, आघारकर अनुसंधान संस्थान निम्नलिखित उपाय लागू करेगा:
नियमित बैकअप: डेटा हानि को रोकने के लिए सभी भौतिक सामग्री का नियमित रूप से बैकअप लिया जाएगा।
भौतिक सुरक्षा: खराब होने या अनधिकृत पहुंच को रोकने के लिए भौतिक सामग्री को सुरक्षित, जलवायु-नियंत्रित क्षेत्रों में संग्रहीत किया जाएगा।
8.कानूनी और नियामक अनुपालन:
आघारकर अनुसंधान संस्थान सामग्री के अभिलेखीकरण और प्रतिधारण के संबंध में सभी प्रासंगिक कानूनों और विनियमों का अनुपालन करेगा, जिनमें शामिल हैं:
- डेटा संरक्षण कानून: जैसे कि GDPR, HIPAA, या व्यक्तिगत या संवेदनशील डेटा को नियंत्रित करने वाले अन्य क्षेत्रीय डेटा गोपनीयता नियम।
- बौद्धिक संपदा कानून: यह सुनिश्चित करना कि पेटेंट, ट्रेडमार्क, कॉपीराइट और लाइसेंस से संबंधित सभी सामग्री बौद्धिक संपदा अधिकारों के अनुपालन में संग्रहित और प्रबंधित की जाए।
- वित्तपोषण संस्था की आवश्यकताएं: सरकारी अनुदान, संस्थागत प्रायोजकों या अनुसंधान निकायों जैसी वित्तपोषण संस्थाओं की आवश्यकताओं के अनुसार सामग्री का अभिलेखीकरण करना।
9.संग्रहित सामग्री का निपटान:
एक बार प्रतिधारण अवधि समाप्त हो जाने के बाद, या यदि सामग्री की अब आवश्यकता नहीं है, तो आघारकर अनुसंधान संस्थान सुरक्षित तरीके से सामग्री का निपटान करेगा:
भौतिक सामग्री: अनधिकृत पहुंच को रोकने के लिए संवेदनशील भौतिक दस्तावेजों को कतर दिया जाएगा (shredded) या सुरक्षित रूप से नष्ट कर दिया जाएगा।
10.समीक्षा और अद्यतन
यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह नीति कानूनी आवश्यकताओं और सर्वोत्तम प्रथाओं के अनुरूप बनी रहे, इसकी प्रतिवर्ष समीक्षा की जाएगी। नीति में किसी भी अपडेट की जानकारी सभी संबंधित कर्मियों को दी जाएगी, और संशोधित नीति संस्थान की वेबसाइट या इंट्रानेट पर उपलब्ध कराई जाएगी।
